Datenübertragung bei Beraterwechsel

Bei jedem Wechsel eines Mandats von einem Steuerberater zu einem Kollegen stellt sich immer wieder die Frage der Datenübernahme. Durch das immer größere Angebot Daten an verschiedenen Orten speichern zu können wird das Problem trotz aller Erfahrung nicht kleiner.
Hier sind mindestens die folgenden „Grundkonstellationen“ möglich (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

1. FiBu-Daten (im Rechenzentrum oder auf einem Server gespeichert)
I.d.R. gibt es hier seitens der großen Softwareanbieter für Steuerberater einfache Lösungen eines Übertrags von einer Mandantennummer zur nächsten Mandantennummer (Rechenzentrumslösung) oder es werden Archiv-Datenträger erstellt und im nächsten System eingelesen. Häufig wird dies (anbieterunabhängig) im DATEV-Format erfolgen. So können auch alle an die Buchungssätze geknüpften Belege als Bilddatei mit übertragen werden.

2. Lohndaten
Die Übertragung von Lohndaten stellt nach unserer Erfahrung ein größeres Problem dar, da hier nicht alle Programme (ggf. nicht einmal die des gleichen Anbieters) untereinander kompatibel sind. Hier kann nur empfohlen werden, dass bei größeren Datenmengen der Softwareanbieter bei der Datenübernahme hilft. Kosten und Zeit sind dabei in die Planung mit einzubeziehen. Ggf. könnten die Daten auch im bisherigen System verbleiben und entsprechende Zugriffsrechte erteilt werden.

3. Daten aus Dokumentenmanagementsystemen
Hier stellen sich Übertragungen häufig als „verstecktes“ Problem dar. Einerseits sollen alle Daten übertragen werden, andererseits sollen „eigene“ Arbeitspapiere möglicherweise zurückbehalten werden. Selbst bei vollständiger Übertragung ist die Kompatibilität der verschiedenen Systeme nicht immer gewährleistet, geschweige denn, dass die Verschlagwortung dem eigenen System folgt. Bekommt der Mandant nur die Daten auf einem Datenträger stellt sich die Frage, ob die Daten auch nach mehreren Jahren noch lesbar gemacht werden können.

4. Cloudlösungen
a) FiBu-Daten:
Werden vom Mandanten Belege, Buchungssätze, Bankdaten oder eine in der Cloud geführte Kasse dem Steuerberater nur in der Cloud zu Verfügung gestellt, ergeben sich
verschiedene Vorgehensweisen wie Kollegen damit umgehen. Viele Daten werden sicher in die eigene Software übernommen, aber nicht alle Daten (z.B. einzelne Kassendaten) können übernommen werden. D.h. hier müssten die Daten von einer Cloud in eine andere transferiert werden. Nach unserem Kenntnisstand ist das derzeit nicht uneingeschränkt möglich.
b) Lohndaten
Verschiedene Vorerfassungen im Bereich Lohn erfolgen in einer Cloud. I.d.R werden die für die Lohnabrechnung direkt notwendigen Daten dann zur Bearbeitung in unsere Systeme übernommen. Damit sind aber nicht alle Daten (z.B. Berechnungen zu Reisekosten, KfzGestellung, Arbeitszeitkonten o.ä.) in unseren Lohnsystemen und somit nicht übertragbar.
c) Lohndaten der Mitarbeiter
Standard ist wohl in vielen Fällen inzwischen die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und sonstige Auswertungen für die Mitarbeiter der Mandanten ebenfalls in einer Cloud den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Eine Übertragung ist hier nicht möglich und es sind Mandant und dessen Mitarbeiter zu informieren, dass diese Daten von den Mitarbeitern selbst zu sichern sind (wie bisher ja auch das Papier von den Mitarbeitern abgelegt wurde)
d) Sonstige Daten aus der Cloud
Hier bestehen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten Daten vom oder für den Mandanten zu hinterlegen. Von einem gemeinsamen Datenpool einer Familie incl. Testament bis zu konsolidierten Daten verbundener Unternehmen können hier gespeichert werden. Ein Datentransfer kann dann zum Alptraum werden. Hier sind im Vorfeld Überlegungen
anzustellen welche Daten zu übergeben sind und welche Daten ggf. auch nur beim Mandanten gesichert werden und dort verbleiben.

5. Elsterdaten
Die Weitergabe der Daten aus Elster ist unseres Wissens derzeit nicht systemübergreifend möglich. Elektronische Einsprüche, Transfertickets, steuerliche Anmeldungen etc. sind originär in der Systemsoftware gespeichert. Eine zusätzliche Speicherung in DMS-Systemen ist zwar denkbar, aber nicht notwendig. Daher wird in der Praxis i.d.R. keine zweite Speicherung erfolgen. Bei einem Datentransfer ist in jedem Fall auch an diese Daten zu denken.
Nach einiger Recherche gibt es offensichtlich derzeit keine einheitliche Schnittstelle für einen vollständigen Datensatz eines Mandanten. Auch die Schnittstelle auszulesender Kassendaten hilft bei Datenübertragungen derzeit nicht weiter. Ebenso ist auch die GdPdU-Schnittstelle nicht für alle Daten geeignet. Ein Hinweis auf die „Sicherung“ als PDF ist zwar immer wieder zu hören, stellt unseres Erachtens aber einen Medienbruch und keinen echten Datenübertrag dar.
Hinsichtlich der Cloudlösungen ist vermutlich der sinnvollste Weg die Daten dort zu belassen, wo sie gespeichert sind und sich den Zugriff für die Zukunft zu sichern. Hier fallen natürlich Kosten an, die es zu berücksichtigen gilt.

Auch wenn der Newsletter viele Fragen aufwirft und nur einige beantwortet, so soll er doch auf mögliche Probleme hinweisen, damit diese im Vorfeld zumindest bedacht werden können. – Wir wünschen allen Kollegen viel Spaß und Erfolg bei Neumandaten!

Autoren: StBin Imke Bendixen, Stolk und StB Dipl.-Kfm. Stefan Oetje, Bremen