Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung

Ein Anruf vom Chef nach Feierabend? Am Wochenende mal kurz E-Mails gecheckt? Länger im Büro geblieben, um etwas fertigzustellen? Aus einigen Minuten können am Ende der Woche schnell ein paar nicht erfasste Überstunden werden. Arbeitszeiterfassung ist jedoch in Deutschland per Gesetz Pflicht. Wie und in welcher Form, darüber herrscht in vielen Unternehmen noch Unsicherheit.

Fakt ist: Laut Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022¹ sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, im Rahmen des Arbeitsschutzes die gesamte von ihren Beschäftigten geleistete Arbeitszeit zu erfassen. Damit geht das BAG über die Regelungen des aktuellen Arbeitszeitgesetzes hinaus, wonach im Regelfall nur Mehrstunden und Arbeiten an Sonn- und Feiertagen erfasst werden müssen.

Elektronische Zeiterfassung bald Gesetz?

Mit der Neufassung des Arbeitszeitgesetzes ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) betraut. Seinem Referentenentwurf vom April dieses Jahres folgend wird „der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.“² Eine nicht-elektronische Erfassung wird laut Entwurf voraussichtlich noch für ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes erlaubt sein – je nach Betriebsgröße, Standort oder besonderen Regelungen in Tarifverträgen und Betriebs- oder Dienstvereinbarungen auch länger. Für das Gros der Unternehmen würde jedoch die elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht werden. Ein Inkrafttreten des Gesetzes könnte noch zum Jahresende erfolgen, und auch mit Übergangsfristen macht es Sinn, sich als Arbeitgeber schon jetzt optimal auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Intelligente Lösungen sind gefragt

Zeiterfassungs-Software, wie die cloudbasierte Lösung von Abelo, hat gegenüber gebräuchlichen Systemen über Terminals oder Zutrittskontrollen den großen Vorteil, dass sie so gut wie überall verfügbar ist: im Web, als App und in der Cloud. So lassen sich Arbeits- und Pausenzeit auch im Homeoffice oder bei mobiler Tätigkeit³ problemlos erfassen. Zudem bietet sie nicht nur den HR-Verantwortlichen Erleichterung, sondern auch den Beschäftigten: Neben der elektronischen Zeiterfassung sind Funktionen wie eine digitale Mitarbeiterakte, Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung, eine Mitarbeiterplattform etc. sinnvolle Ergänzungen, die den Arbeitsalltag auf beiden Seiten entlasten – modern und effektiv.

Was sollte eine Zeiterfassungs-Software leisten?

1. Die Bedienung sollte möglichst leicht und selbsterklärend sein.
2. Jeder Mitarbeiter muss über einen persönlichen, nur für ihn gültigen Zugang verfügen.
3. Die Zeiterfassungs-Software sollte allen Beschäftigten jederzeit direkt am Arbeitsort zur Verfügung stehen.
4. Erfasste Daten sollten sich während der laufenden Zeiterfassung vom Ersteller (bzw. vom Admin) überschreiben, löschen oder ändern lassen.
5. Erfasste Informationen sollten für die gesetzlich geplante Frist von 24 Monaten archiviert und danach möglichst automatisiert gelöscht werden können.

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^{1 Az. 1 ABR 22/21
2 § 16 Abs. 2 ArbZG-E
3 Einen neuen Rechtsrahmen für mobiles Arbeiten wird das BMAS voraussichtlich 2024 vorlegen.}