Ressourcen-Effizienz in der Kanzlei

Sie wollen Ihre Kanzleiprozesse straffen, nachhaltiger gestalten, die Kosten senken. Aber wie kann ein solch ambitioniertes Projekt gestartet werden, wer begleitet die Kanzlei gezielt bei der individuellen Umsetzung, wie können die Mitarbeiter motiviert und geschult werden? Antworten auf diese drängenden Fragen – die sich viele Kanzleien derzeit stellen – lieferte der Workshop Ressourcenschonung und Prozessoptimierung in Steuerkanzleien beim LSWB im Rahmen der Initiative Nachhaltige Steuerkanzlei.

Die Initiative Nachhaltige Steuerkanzlei ist ein Kooperationsprojekt des LSWB und der Gemeinnützigen Bayerischen Akademie für Umwelt, Gesundheit und nachhaltige Entwicklung (AUGE) in Zusammenarbeit mit der GO Beratung Pfaffenhofen GmbH. Ziel der Initiative ist, gerade kleinere Kanzleien fit für die Zukunft zu machen, die internen Prozesse zu optimieren und die Teilnehmer auf dem Weg in die nachhaltige Kanzleiführung zu unterstützen. Großer Wert wird hier nicht nur auf die Prozessoptimierung, sondern auf die parallele Umsetzungsbegleitung gelegt.

Das Themenspektrum des Workshops reichte von Ressourcenschonung und Papiereinsparung durch optimierte digitale Dokumentenworkflows, über Rechtssicherheit bei digitalen Arbeitsprozessen hin zu Möglichkeiten zur Energieeinsparung im Kanzleialltag. All diese Bereiche und deren effektive Umsetzung bedingen eine hohe Schulungsdichte und Belastbarkeit der Mitarbeiter. Die Ressource Mensch wird immer mehr zum entscheidenden Erfolgsfaktor, doch wie können Kanzleiinhaber ihr Personal stärken und gemeinsam an einem Strang ziehen, um Prozesse effizient zu gestalten?

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Genau zu diesem Thema wurde der Workshop von einem Impulsvortrag zum Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) flankiert. Denn ohne motivierte, gesunde Mitarbeiter – und natürlich auch Chefs – sind die Herausforderungen der modernen, ressourcenschonenden und nachhaltigen Kanzleiführung mittel- bis langfristig nur sehr schwer zu meistern.

Zum Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement durften der LSWB und die Kooperationspartner Prof. Martin Halle, Ärztlicher Direktor des Zentrums für Prävention und Sportmedizin der TU München, als Keynote Speaker begrüßen. Im Vortrag von Prof. Halle standen die Gesundheitsförderung der Kanzleileitung und der Mitarbeiter im Vordergrund. Wie lassen sich Prävention und Bewegung effektiv und zeitschonend in den Arbeitsalltag integrieren und wie kann Bewegung zum Motor für Gesundheit werden? Antworten auf diese Fragen lieferte der inspirierende und „bewegte“ Impulsvortrag.

Digitalisierung

Ein weiterer Fachvortrag widmete sich dem Thema Digitalisierung. Wie können analoge Prozesse, gerade in kleineren Kanzleien, optimal digitalisiert werden. Der Prozess der digitalen Dokumentenworkflows umfasst alle Kanzleibereiche – besonderes hohes Potenzial bergen hier etwa interne Strategieprozesse – z. B. Reduzierung des Papierverbrauchs durch Digitalisierung des Posteingangs und -ausgangs – genauso wie Leistungsprozesse wie die digitale Bescheidprüfung.

Ressourcenschonung, beispielsweise Energie- und Stromeinsparung durch effiziente Lichtsteuerung bzw. LED-Umrüstung in der Steuerkanzlei, kann ein zusätzlicher Synergieeffekt auf dem Weg zur nachhaltigen Betriebsführung sein und stellt ein hohes Einsparpotenzial auch auf der Kostenseite dar.

Zertifiziertes Nachhaltigkeitsmanagement

Wie wird nun aus einem bunten Strauß an verschiedenen Themen und ambitionierten Zielen ein erfolgreich umsetzbares Projekt? Den Rahmen zur Zielerreichung kann ein zertifiziertes Nachhaltigkeitsmanagement darstellen. Viele Steuerkanzleien entscheiden sich hier für den Qualitätsverbund umweltbewusster Betriebe (QuB) – eine Art Vorstufe der ISO Zertifizierungen DIN EN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement) und DIN EN ISO 14001:2015 (Umweltmanagement). Gerade auch die Kombination von QuB und einer DIN EN ISO 9001:2015 legt die Grundlage für nachhaltige Kanzleiführung. Hierfür eignet sich das Erfolgsmodell SmartQuality des LSWB zur Verbandszertifizierung für Kanzleien. Bereits 56 Kanzleistandorte mit über 820 Mitarbeitern nehmen erfolgreich teil.

In Zeiten des verschärften Fachkräftemangels und immer weiter steigender Anforderungen an die Kanzleileitungen und Mitarbeiter werden optimierte und effiziente Prozesse immer wichtiger, doch die „Ressource Mensch“ und die Mitarbeitergesundheit sollten ebenfalls eine entscheidende Rolle spielen, um Projekte gemeinsam mit gesunden und motivierten Mitarbeitern erfolgreich bewältigen zu können. Nur so erreichen Sie Synergieeffekte in allen Bereichen.

SmartQuality

Die LSWB-Verbandszertifizierung SmartQuality – aktive Kanzleientwicklung!
Um organisatorische Engpässe zu beheben und Qualitätsstandards aufzubauen, etablieren immer mehr StB-Kanzleien und WP-Gesellschaften Qualitätsmanagementsysteme. Seit 2015 bietet der LSWB das SmartQuality-Konzept an. Es ermöglicht den Aufbau eines QM-Systems sowie eine Zertifizierung nach der EN ISO 9001 und stellt eine von Experten begleitete Alternative zum kanzleiindividuellen Audit dar. Betriebe mit ähnlichem Geschäftsfeld schließen sich zusammen, um sich gemeinsam zertifizieren zu lassen. Kanzleien bauen ein effektives Kanzleimanagement auf, mit dem sich aktuelle und künftige Anforderungen ressourcenschonend umsetzen lassen. Im Fokus steht der Austausch der teilnehmenden Kanzleien untereinander u. a. durch regelmäßig stattfindende Kanzleiwerkstätten.