Foto: kras99/adobe stock

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Tools für die digitale Kanzlei: Was geht, was geht nicht?

So finden Sie die richtigen Lösungen für Ihr Digitalisierungsprojekt

Von Christine Munker, Munker Unternehmensberatung

Die Digitalisierung ist angekommen: Auch wenn wir auf den Auslöser im vergangenen Jahr gerne verzichtet hätten, ist die große Nachfrage von Steuerberatern nach passenden Lösungen erfreulich. Das gilt besonders, wenn die enormen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und zur Schaffung eines echten Mehrwerts für die Mandanten in die Tat umgesetzt sowie alle Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden.

Nicht alles, was glänzt, ist Gold.

Diese alte Weisheit gilt bei der Auswahl von Tools zur Digitalisierung für Sie als Steuerberater ganz besonders. Wir erleben oft, dass Ihrem Berufsstand Software, Apps und Onlinetools empfohlen werden, die aus berufsrechtlicher und datenschutzseitiger Sichtweise nicht oder nur unter Vorbehalt geeignet sind. Unser Tipp: schauen Sie sich genau an, was in Podcasts, Workshops oder gar der Branchenwerbung empfohlen wird – nicht jeder gute Kanzleiberater ist auch ein Datenschutzexperte.

WhatsApp, Zoom, Dropbox: Was geht, was geht nicht?

Die Antwort hängt davon ab, zu welchem Zweck die Lösungen eingesetzt werden, auf welchen Systemen sie laufen und welche Versionen und Sicherheitsfeatures genutzt werden. Auch wenn die Möglichkeiten oft verführerisch sind, verlassen Sie sich besser nicht darauf, dass die Tools auch für den Einsatz in Ihrer Kanzlei gemacht und gedacht sind.

Verantwortlich für den sicheren, datenschutzkonformen und berufsrechtlich vertretbaren Einsatz sind am Ende immer Sie selbst. Wenden Sie sich daher am besten vor der Auswahl einer Lösung an einen Datenschutzspezialisten, der auch fundierte Kenntnisse in der Beratung von Steuerkanzleien hat. Er kann erklären, welche Tools für welchen Zweck geeignet sind.

Warum in die Ferne schweifen?

Für Mitglieder des LSWB liegt das Gute in diesem Fall tatsächlich nah. Unter den Kooperationspartnern des LSWB finden Sie einige Ansprechpartner für sichere Lösungen. Beispiele dafür und für weitere empfehlenswerte Lösungen haben wir nachfolgend (nicht abschließend) aufgelistet:

Kooperationspartner des LSWB:

  • Durchführung von Videokonferenzen: „visavid“ von Auctores
  • Dokumentenaustausch mit Mandanten: Lösungen der Softwareanbieter (u. a.)
    Datev, hmd und Addison sowie z. B. Dokumentenraum von Auctores
  • Kommunikationsplattform/Kanzlei-Wiki: IntraKommuna

Weitere Anbieter:

  • Terminbuchung auf der Website: Terminland
  • Konverter/Schnittstellen: dekodi
  • Digitale Unterschrift: Signotec (u. a. in Datev und hmd einbindbar)

Noch ein Wort zu Microsoft

Natürlich gehört das Produkt-Portfolio von Microsoft zu den Standardanwendungen in der Kanzlei. Doch auch die Microsoft-Welt hat sich stark verändert, wir sprechen längst nicht mehr nur vom lokal installierten Office-Paket. Klären Sie den Einsatz von Microsoft-Lösungen daher unbedingt mit Ihrem Datenschutzberater.

Fragen Sie nach!

Wir können Ihnen abschließend nur wärmstens empfehlen, bei Ihrem Datenschutzspezialisten nachzufragen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. So sparen Sie sich unnötigen Aufwand im Nachhinein und steigern auch auf diese Weise die Effizienz Ihrer Digitalisierungsstrategie.  

Weitere Informationen auf www.munker.info und auf unserem Partnerportal.