Foto: gamjai/adobe stock

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Vom Meeting-Marathon zum sinnvollen Austausch

Effektive Meetingregeln (Teil 3)

Von Cordula Flemke, Master of cognitive neuroscience (aon), und Julia Kunz, Master of cognitive neuroscience (aon), www.hashtag-brain.de

Der Chatanbieter Slack hat in einer internationalen Studie angegeben, dass 43 % der Meetings als komplett unnötig bewertet werden und ihre Absagen keinerlei negative Konsequenzen nach sich ziehen würde1.

Begriffe wie „Meeting-Marathon“ oder „Meeting Overload“ zeigen, dass es bei diesem Thema in vielen Kanzleien ein Problem gibt. Zu viele Menschen nehmen an zu vielen Meetings teil. Stellt sich die Frage: Wie können wir diesen Meeting-Marathon stoppen?

Psychologisch gesehen ist einer der Hauptgründe für zu viele Meetings FOMO – Fear of missing out. Das bedeutet zum einen die Angst, etwas zu verpassen. Zum anderen verwechseln viele Menschen ihre Anwesenheit mit Produktivität und Performance.

Die gute Nachricht ist, dass Kanzleiinhaber und -inhaberinnen sowie Führungskräfte hier einen großen Hebel haben, um FOMO zu verringern:

  • Ermöglichen Sie Teammitgliedern, ihren Beitrag zum Meeting im Vorfeld abzuliefern. Manchmal genügt es, eine Unterlage einzureichen, und es bedarf nicht immer der persönlichen Anwesenheit.
  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und nehmen Sie nur an den notwendigen und wichtigen Meetings teil.
  • Manche Führungskräfte kommunizieren, wenn eine Einladung fakultativ ist – fragen Sie sich stets, ob das fakultative Meeting wirklich notwendig ist.
  • Machen Sie deutlich, dass die Teilnahme an Meetings kein Maßstab für Engagement ist.

Trotz allem gibt es gute Gründe für eine Besprechung. Damit diese – ob online oder in Präsenz – konzentriert und effektiv ablaufen, empfehlen wir folgendes:

  • Ermöglichen Sie es Teilnehmenden, nur für ihren Agenda-Punkt am Meeting dabei zu sein und sich danach wieder verabschieden zu können.
  • Handelt es sich nur um den Austausch von Informationen, canceln Sie das Meeting. Dazu gibt es geeignete Alternativen, z. B. E-Mail oder digitale Tools, mit deren Hilfe sich Teams asynchron austauschen können.
  • Etablieren Sie ungewöhnliche Besprechungszeiten. Nämlich solche, die dem Inhalt des Meetings angepasst sind. Setzen Sie eine Besprechung für 25 oder 35 Minuten an, wenn das nach Ihrer Agenda der richtige zeitliche Rahmen ist.
  • Wir empfehlen Teams, eine Selbstverpflichtung zu vereinbaren, während des Meetings konzentriert dabei zu sein und weder gleichzeitig E-Mails noch Smartphone, interne Chats und dergleichen zu lesen bzw. zu bedienen.
  • Richten Sie „no-meeting-Zeiten“ ein, also Zeiten, in denen niemand ein Meeting veranstalten darf. Die Praxis zeigt, dass es in solchen Zeiten zu erhöhter Produktivität und weniger Stress kommt.

Es liegt an Ihnen als Kanzleiinhaber oder Führungskraft, dass dauerhaft eine gute Meetingkultur in Ihre Kanzlei einzieht. Zeigen Sie deutlich Ihr Engagement und Ihre Bereitschaft, sich für diese Kultur einzusetzen. Kommunizieren Sie ganz deutlich Ihre neue Meeting-Strategie, suchen Sie sich Unterstützer in Ihrem Team und machen Sie vor allem eins: Bleiben Sie dran – für die 43 % der unnötigen Meetings lohnt es sich auf jeden Fall!

www.hashtag-brain.de

 

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1 Slack, State of Work 2023