Wissensmanagement in der Steuerkanzlei

Der Erfolg einer Steuerkanzlei ist maßgeblich mit ihrer Dienstleistungsqualität verbunden. Und diese Qualität hängt vom Fachwissen und der Expertise der einzelnen Mitarbeiter ab. Es ist also ein großer Vorteil, wenn Know-how in der Kanzlei für neue Kollegen, insbesondere für Berufsneulinge, auf einfache Art und Weise anzapfbar ist. Denn klar ist: Fehlendes Wissen führt häufig zu Mehrarbeit oder fehlerhafter Bearbeitung. Noch gravierender ist es, wenn wertvolles Wissen die Kanzlei durch den Weggang eines bewährten Mitarbeiters unwiederbringlich verlässt. Unzufriedene Mitarbeiter oder Mandanten sind die Folge. Dementsprechend ist das Erhalten und Weitergeben von Wissen und Berufserfahrung, kurzum das Wissensmanagement, einer der entscheidenden Faktoren, wenn es um den Erfolg der Kanzlei geht. Doch wie gelingt der Transfer des angesam- melten Know-hows, aber auch des sogenannten Beziehungswissens? Der entscheidende Faktor ist die zielgerichtete Kommunikation. Dabei helfen das zentrale Sammeln von Wissen, digitale Hilfsmittel und ein Konzept für den Wissenstransfer. Eine Analyse von Haufe zeigt diesbezüglich für Kanzleien noch deutlichen Handlungsbedarf auf.

Onboarding

Der fortschreitende demografische Wandel bleibt auch bei Steuerkanzleien nicht unbemerkt – und mit ihm einher geht ein immenser Wissensverlust. Gleichzeitig gestaltet sich die Suche nach geeigneten Fachkräften und Berufseinsteigern immer schwieriger. Umso wichtiger ist es, die nachrückenden Mitarbeiter durch gute Kommunikation mit möglichst viel Wissen zu füttern und optimal einzuarbeiten. Ein erster und sehr wichtiger Schritt ist das Onboarding. Infobroschüren – am besten digital – und Einführungsveranstaltungen sind hierbei gute Methoden. Bewährt für den Einstieg hat sich immer auch die persönliche Kommunikation, denn nichts ist besser für einen neuen Mitarbeiter, als einen oder mehrere klar benannte Ansprechpartner zu haben, mit denen er sich bei allen offenen Fragen ungehemmt austauschen kann. Dies gibt dem neuen Kollegen das Gefühl, wertgeschätzt und gebraucht zu werden. Die menschliche Komponente ist außerdem für den Beziehungsaufbau im Team hilfreich. All dies ist wichtig, wenn Mitarbeiter ihr Potenzial voll entfalten und der Kanzlei treu bleiben sollen.

Digitale Hilfestellungen

Persönliche Gespräche und Meetings sind – unabhängig ob virtuell oder persönlich – hervorragende Mittel, um sich und die Kollegen auf den aktuellen Stand zu bringen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Vorgang arbeiten. Auch für die Einarbeitung und das Vermitteln von langjähriger Arbeitserfahrung lohnt sich dieser Weg der Kommunikation. Findet die Wissensweitergabe aber nur durch persönliche Kommunikation statt, birgt dies jedoch die Gefahr, dass nicht alle Mitarbeiter erreicht werden, bestimmte Informationen unbedacht vom Sender nicht weitergegeben oder beim Empfänger aufgrund der Informationsflut schlichtweg wieder in Vergessenheit geraten. Hier helfen digitale Lösungen weiter.

Ein regelmäßiger Newsletter oder Info-E-Mails als interne Kommunikationsmittel sind gut, um Wissen mit Aktualitätsbezug weiterzugeben. Genau wie die persönlichen Gespräche und Meetings sind diese aber nicht geeignet, um Wissen dauerhaft zu sichern. Hier hilft eine Ordnerstruktur auf dem Server weiter, die sich nicht nur auf die Zusammenarbeit in Projekten, sondern auch auf den generellen Wissenstransfer bezieht. Ein solches Laufwerk ist eine komfortable Möglichkeit für die Mitarbeiter, in der Kanzlei eigenes Wissen zu speichern und übersichtlich den Kollegen zur Verfügung zu stellen. Zudem hilft eine solche Datenbank dabei, neue Mitarbeiter strukturiert und schnell einzuarbeiten. Damit das Wissen aktuell bleibt und die Ordner nicht nur zu einer Ablage verfallen, ist es wichtig, dass die Datenbank gut gepflegt und logisch gegliedert ist.

Wer es sich leisten kann, verfügt über eine eigene stets aktuell gehaltene Bibliothek oder kann sich glücklich schätzen, einen professionellen Service in Anspruch nehmen zu können, um bestimmte Informationen anzufragen. Ein Wissensportal mit Suchfunktion wäre eine weitere Möglichkeit, ähnlich einer Suchmaschine im Internet. Idealerweise ist diese interne digitale Wissensdatenbank bei der Suchanfrage mit externen Suchmaschinen verknüpft, damit die Ergebnisse besonders vielfältig sind.

Was Digitalisierungsmaßnahmen in Steuerkanzleien generell betrifft, sind diese inzwischen fast überall angekommen – im Übrigen erwarten dies auch die Mandanten und junge nachrückende Kollegen. Eine Person, die im digitalen Bereich kompetent ist und sich hierfür hauptverantwortlich zeigt, ist sinnvoll, wenn es um die Weiterentwicklung digitaler Kommunikationsmittel und Wissensvermittlung geht. Ganz wichtig ist aber, dass die Kanzleileitung die Digitalisierungsstrategie mitträgt und der beauftragten Person Rückhalt gibt, wenn es zu Widerständen kommt. Hilfreich sind auch externe Lösungsanbieter, die maßgeschneiderte digitale Lösungen für Steuerkanzleien bieten.

Qualitativ hochwertige Schulungen als Entlastung

Zu Zeiten hoher Arbeitsbelastung fällt es zuweilen schwer, neue Kollegen mit Wissen zu bestimmten Themen zu versorgen, bzw. sie planvoll und lückenlos in ein Sachgebiet einzuarbeiten. Dementsprechend wird das eigenständige Lernen in vielen Steuerkanzleien vorausgesetzt. Je nach Thema und Lerntyp empfiehlt sich jedoch erfahrungsgemäß eine planmäßig ausgestaltete und professionelle Wissensweitergabe.

Lehrgänge und Seminare, wie sie die Akademie des LSWB anbietet, können aktuelles Wissen hervorragend vermitteln. Immerhin haben professionelle Anbieter eine langjährige Erfahrung in der didaktischen Weitergabe von zahlreichen Themen und greifen auf einen enormen Wissenspool zurück. Zugleich entlastet der LSWB die Kanzleien, die ihre spezifische Wissensvermittlung auf diesem Weg auslagern und sich dabei sicher sein können, dass die Methodik des Wissenstransfers qualitativ hochwertig ist.

Fazit

Es ist wichtig, im Bewusstsein zu behalten, dass durch digitale Automatisierung und Künstliche Intelligenz viele Routineaufgaben wegfallen werden. Das bedeutet, dass die persönliche Beratung mehr Raum gewinnt. Die Berater können sich dem Mandanten mehr widmen und mit umfangreichem und themenübergreifendem Wissen als kompetente Ansprechpersonen dienen. Dies ist ein Mehrwert, den sich die Mandanten wünschen. Erfahrung und umfangreiches Wissen werden somit noch mehr zum Grundkapital erfolgreicher Steuerkanzleien.

Geht es um die Weitergabe von Wissen an neue Mitarbeiter, ist die persönliche Kommunikation selbstverständlich unentbehrlich. Allerdings muss sie bestimmten Standards folgen und darf nicht dem Zufall überlassen werden. Gute Planung, wie dieser Transfer von Wissen und Erfahrungen stattfinden soll, ist entscheidend. Ein gutes Onboarding ist dafür ein wichtiger Schritt. Danach sollte man aber nichts dem Zufall überlassen und methodisch handeln, um das wertvolle Wissen weiterzugeben und so die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen Kanzlei beizubehalten oder sogar zu steigern. Hierfür bieten sich neben der internen Kommunikation externe
Schulungen sowie unterstützende digitale Lösungen an.

Information

Wissensmanagement in der Steuerkanzlei

Das Whitepapier mit den Ergebnissen zur Analyse von Haufe ist als kostenloser Download nach Registrierung hier abrufbar: www.digitale-steuerkanzlei.haufe.de/downloads