Foto: alphaspirit/adobe stock

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XRechnung betrifft mehr Mandanten als erwartet

Teil 1: „Ein X für ein E“ – Überblick über die wesentlichen Problem- stellen und Lösungen beim Umstieg auf die XRechnung

Von Claudia Specht, Pressestelle der Datev eG

Sie betrifft viel mehr Mandanten als nur diejenigen, die sich selbst tangiert fühlen: die Pflicht, Rechnungen an die öffentliche Hand künftig als XRechnung zu übermitteln. Experten gehen davon aus, dass jedes Unternehmen mindestens einmal im Jahr mit einem öffentlichen Auftraggeber abrechnet und somit Beratungsbedarf bei allen Mandanten vorliegt. Die Hauptschwierigkeit ist momentan, neben dem fehlenden Bewusstsein für das Thema, die heterogene IT-Landschaft – auf beiden Seiten.

„Der Knackpunkt an der XRechnung ist, dass sie auf einem europäischen Standard basiert, der bestimmte Pflichtinhalte voraussetzt, die derzeit bei den wenigsten Unternehmen vorliegen“, erklärt Ivo Moszynski, E-Rechnungsexperte bei der Datev eG. Dies ist in erster Linie eine sogenannte Leitweg-ID, die für die Erstellung des XRechnung-Datensatzes zwingend erforderlich ist. Eine solche kannte die deutsche Praxis bislang nicht, sodass ein entsprechendes Feld in der Folge (noch) nicht in die Rechnungserstellungsprogramme der Mandanten integriert ist.

Die wesentlichen Informationen generieren

Da Mandanten unterschiedlichste Branchenlösungen einsetzen, mit denen sie ihre Faktura erledigen, obliegt es ihnen selbst, bei den Herstellern dieser Lösungen in Erfahrung zu bringen, ob oder gegebenenfalls wann das betreffende Produkt in der Lage sein wird, XRechnungen zu erzeugen. Noch längst nicht alle Softwarehäuser haben bereits entsprechende Updates programmiert und bei den Kunden aufgespielt.

Der zweite wesentliche Aspekt, den Mandanten im Vorfeld der Beratung zu klären haben, ist eine Aufstellung der Kundengruppen, die künftig eine XRechnung benötigen, samt der Wege, über die sie jene empfangen wollen. Diese Frage ist durchaus vielschichtig, da den Mandanten häufig das Bewusstsein fehlt, dass sie etwa als Lebensmittellieferant einer Behördenkantine ebenso betroffen sind wie als Dienstleister für die Deutsche Bahn. Darüber hinaus gelten in den unterschiedlichen Bundesländern unterschiedliche Übertragungsrichtlinien und Zeitkorridore für die verpflichtende digitale Rechnungsstellung.

Die optimale Übermittlung bestimmen

Erst nachdem der Mandant alle Informationen eingeholt und in einer Aufstellung aufbereitet hat, ist es an der Zeit, sich über Lösungsansätze Gedanken zu machen. Eine grundsätzliche Entscheidung ist, ob die XRechnung vom Unternehmen jeweils in Eigenregie oder von einem (Komplett-)Dienstleister erstellt werden soll. Letztere gibt es für beide Varianten: Einmal für den Fall, dass das Unternehmen in seiner Faktura-Lösung zwar die XRechnung selbst erzeugt, diese aber dann vom Dienstleister an die unterschiedlichen Empfänger auf deren präferierten Wegen übermitteln lässt, oder als Full-Service-Version, wie beispielsweise bei Datev SmartTransfer. Dabei übernimmt der Dienstleister nicht nur die Übermittlung, sondern auch die Erstellung der XRechnung aus einem konventionellen Rechnungsdokument heraus, das das Unternehmen zuvor bereitgestellt hat.

Ab einem gewissen Rechnungsaufkommen ist sicherlich die erste Variante wirtschaftlicher. Generell am sinnvollsten ist es, die Übertragung so zu organisieren, dass nicht nur eine automatisierte Übermittlung an die unterschiedlichen Empfänger, sondern gleichzeitig die Einspeisung und Weiterverarbeitung in den gesamten FiBu-Prozess erfolgt, inklusive automatisierter Buchungsvorschläge und Abgleich mit den Zahlungseingängen.

Möglichst nahtlose Prozesse schaffen

Dies lässt sich derzeit am besten in der Kombination mit den verschiedenen Datev-Lösungen zur Rechnungserstellung und -übermittlung bewerkstelligen. Dadurch sind nach der Erzeugung der Rechnung im Wunschformat des Empfängers zum Beispiel alle Rechnungsportale der öffentlichen Verwaltung erreichbar. „Auf Unternehmensseite lassen sich die Dokumente dabei auch dauerhaft in ‚Unternehmen online‘ archivieren und unmittelbar an die Kanzlei zur Weiterverarbeitung übertragen“, erklärt Moszynski.

Alternativ zu dieser branchenübergreifend durchgängigen Lösung können Mandanten E-Rechnungen in zahlreichen Fällen auch weiterhin per E-Mail versenden, wenn rechtlich nicht ausgeschlossen. Die neueste Version des ZUGFeRD-Standards erfüllt grundsätzlich alle Normen der XRechnung und kann darüber hinaus auch für internationale Geschäftsvorfälle oder Rechnungen an andere Kunden im Mittelstand genutzt werden. ZUGFeRD nutzt das PDF/A-3-Format, bei dem die XML-Datei ins PDF eingebettet wird. Beim Versand werden dann sowohl die vom Rechnungsempfänger geforderten strukturierten Datensätze im XML-Format als auch das Rechnungsbild im gewohnten Aussehen als PDF-Anhang in der E-Mail übermittelt.

XRechnung als Chance zur Prozessautomatisierung

Gerade für Mandantengruppen, die nur einen geringen Anteil an Kunden der öffentlichen Hand, dafür aber einen höheren bei größeren Unternehmen haben, kann der ZUGFeRD-Standard eine sinnvolle Lösung darstellen, da er universeller einsetzbar ist als das reine Behördenformat. „Generell sollten Mandanten die Zwangsanpassung an die XRechnung auch als Chance begreifen, Prozesse durch Digitalisierung zu straffen und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatungskanzlei zu vereinfachen“, sagt Ivo Moszynski.

Das gilt auch unter der Berücksichtigung des Problems, dass Rechnungsinhalte, die der XRechnung-Standard fordert, derzeit in den Unternehmenslösungen nicht hinterlegt sind. Hier sollte überlegt werden, inwieweit eine Anpassung des Rechnungslayouts und der Rechnungsinhalte perspektivisch für alle Kunden des Unternehmens umgesetzt werden kann, um nicht bei jedem Rechnungsempfänger unterschiedliche Datensätze erzeugen zu müssen.

Für Steuerberater ist es in der Beratung von Vorteil, sich frühzeitig in das Projekt einzuklinken, um Investitionsentscheidungen mit ihrem übergeordneten Blick für den gesamten Rechnungswesenprozess begleiten zu können. Im besten Fall werden die XRechnung oder auch ZUGFeRD damit zu einem wesentlichen Baustein auf dem Weg zu einem automatisierten FiBu-Prozess zwischen Mandant und Kanzlei.

Im zweiten Teil der Serie erfahren Sie mehr zu den besonderen Herausforderungen rund um die XRechnung.  

Information

Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung unter:

www.datev.de/smart-austauschen
www.datev.de/smarttransfer (für Ihre Mandanten)
www.datev.de/erechnung